Guide d'information rédigé par l'Équipe ImmoMulti. Ne constitue pas un avis juridique. Consultez les sources officielles citées ou un professionnel du droit pour votre situation.
Choisir un bon locataire est l'une des décisions les plus importantes pour un propriétaire de plex — mais au Québec, la sélection est strictement encadrée. Vérifier un locataire légalement signifie évaluer sa capacité de payer et son historique sans franchir la ligne de la discrimination interdite par la Charte des droits et libertés de la personne. Comme acheteur direct de multilogements sur la Rive-Nord, ImmoMulti côtoie chaque semaine des propriétaires qui ignorent qu'un simple formulaire de location peut contenir des questions illégales. Voici ce que vous pouvez demander, ce qui est formellement interdit, et comment sélectionner sans vous exposer à une plainte.
Que peut-on vérifier légalement chez un candidat locataire?
Un propriétaire peut vérifier l'identité, l'historique de paiement (enquête de crédit avec consentement), les références d'anciens propriétaires et la capacité réelle de payer le loyer. Le principe encadrant tout est la nécessité : ne recueillir que les renseignements strictement pertinents à la relation locative.
La Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé impose un principe simple mais puissant : le propriétaire ne peut recueillir que les renseignements nécessaires à l'évaluation de la candidature. C'est le filtre à appliquer à chaque question de votre formulaire de location. Un renseignement qui ne sert pas directement à établir si le locataire pourra payer et respecter le bail n'a pas à être demandé.
Concrètement, il est légitime de demander : le nom, les coordonnées, l'emploi ou la source de revenu (pour évaluer la capacité de payer), les références d'anciens propriétaires, et — avec autorisation — une enquête de crédit. Ces éléments touchent directement la relation locative. Pour bien démarrer cette relation, il est aussi utile de savoir fixer correctement le loyer d'un premier bail et remplir la clause F.
L'enquête de crédit : permise, mais avec consentement
L'enquête de crédit auprès d'Equifax ou TransUnion est permise pour vérifier la solvabilité, à condition d'obtenir le consentement libre et éclairé, par écrit, du candidat avant de la réaliser. Le numéro d'assurance sociale n'est pas requis pour cela.
Vérifier le dossier de crédit d'un candidat est l'outil le plus fiable pour évaluer sa solvabilité. C'est permis au Québec, mais encadré. Vous devez obtenir un consentement écrit, libre et éclairé avant de faire la demande auprès d'un agent d'évaluation du crédit. Le candidat doit savoir précisément à quoi il consent et pourquoi.
Une enquête de crédit conforme, en pratique
- Obtenir un consentement écrit et daté avant toute demande.
- Identifier le candidat par nom, date de naissance et adresses — pas besoin du NAS.
- Utiliser le résultat uniquement pour évaluer la solvabilité, pas pour d'autres fins.
- Détruire ou protéger le rapport une fois la décision prise.
Le numéro d'assurance sociale n'est pas nécessaire pour effectuer une enquête de crédit : les agences identifient une personne autrement. La Commission d'accès à l'information du Québec recommande de ne jamais recueillir de NAS sans nécessité démontrée. Un candidat a le droit de refuser de le fournir, et ce refus ne peut à lui seul justifier un rejet.
Quels renseignements sont interdits de demander?
Un propriétaire ne peut exiger : le NAS, un dépôt de garantie ou des chèques postdatés au-delà du premier mois, le statut d'immigration détaillé, ni des renseignements liés à un motif de discrimination interdit (origine, religion, grossesse, aide sociale, etc.).
Certaines demandes, banales en apparence, sont interdites ou abusives. La Commission des droits de la personne et des droits de la jeunesse (CDPDJ) les recense clairement. Voici les principales à bannir de votre processus :
À ne jamais exiger d'un candidat locataire
- Le numéro d'assurance sociale (NAS).
- Un dépôt de garantie, un dépôt de sécurité ou des chèques postdatés.
- Le statut d'immigration détaillé ou une preuve de citoyenneté.
- L'origine ethnique, la « race », la religion, la langue maternelle.
- L'état civil, la grossesse ou l'intention d'avoir des enfants.
- L'orientation sexuelle ou l'identité de genre.
- Le fait de recevoir de l'aide sociale ou tout autre revenu de transfert.
Rappelons aussi qu'aucun dépôt de garantie n'est permis au Québec : seul le premier mois de loyer peut être exigé avant l'entrée. Toute somme réclamée en avance au-delà de ce premier mois est interdite par le Code civil, même face à un dossier que vous jugez risqué.
Sources : Commission des droits de la personne et des droits de la jeunesse, Commission d'accès à l'information et Éducaloi.
Quels motifs de refus sont interdits par la Charte?
Refuser un locataire sur un motif énuméré à l'article 10 de la Charte — condition sociale, état civil, origine, religion, âge, handicap, orientation sexuelle, grossesse, etc. — est de la discrimination illégale, passible d'une plainte à la CDPDJ.
L'article 10 de la Charte des droits et libertés de la personne interdit la discrimination fondée sur une série de motifs. Dans le contexte du logement, les plus fréquemment en cause sont la condition sociale (qui inclut le fait de recevoir de l'aide sociale ou d'avoir un faible revenu) et l'état civil (une famille monoparentale, un couple avec enfants). Refuser un candidat pour l'un de ces motifs est illégal.
| Motif | Exemple de refus interdit |
|---|---|
| Condition sociale | « Je ne loue pas aux gens sur l'aide sociale. » |
| État civil / famille | « Pas de familles avec de jeunes enfants. » |
| Origine / « race » | Écarter un candidat à cause de son nom ou de son accent. |
| Grossesse | Refuser une candidate parce qu'elle est enceinte. |
| Handicap | Refuser un locataire avec un animal d'assistance. |
Un locataire qui s'estime victime de discrimination peut porter plainte à la CDPDJ, qui peut mener une enquête et saisir le Tribunal des droits de la personne. Les dédommagements pour préjudice moral peuvent être significatifs — un risque bien réel pour un petit propriétaire.
Comment évaluer la capacité de payer sans discriminer?
Vous avez le droit d'évaluer si un candidat pourra payer le loyer. La nuance juridique est essentielle : vous évaluez une capacité réelle de payer, pas une catégorie de personnes. La fameuse règle du « loyer ne dépassant pas 30 % du revenu » est une pratique de gestion, pas une obligation légale, et elle ne peut servir à écarter d'emblée les prestataires d'aide sociale ou les faibles revenus — ce qui reviendrait à discriminer sur la condition sociale.
- Considérez toutes les sources de revenu légitimes, y compris les prestations.
- Appuyez-vous sur des faits vérifiables : historique de paiement, références.
- Appliquez les mêmes critères à tous les candidats.
- Documentez vos décisions sur une base objective, au cas où elles seraient contestées.
Une gestion locative rigoureuse ne s'arrête pas à la sélection : elle se poursuit dans un bail bien rédigé (par exemple une clause sur les animaux conforme au droit québécois) et une bonne protection en cas de problème, comme le rappelle notre guide sur les recours d'assurance en cas de dégâts causés par un locataire.
Un formulaire de location conforme, champ par champ
Le formulaire de location est la pièce maîtresse de votre processus — et aussi la source la plus fréquente d'illégalités involontaires. Beaucoup de propriétaires de plex utilisent un vieux modèle trouvé en ligne ou hérité d'un ancien propriétaire, sans se demander si chaque case respecte encore la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Le test est toujours le même : ce renseignement est-il nécessaire pour établir si le candidat pourra payer le loyer et respecter le bail? Si la réponse est non, le champ doit disparaître.
Passons en revue les champs typiques d'un formulaire, en les classant selon leur légalité. Cette grille vous permet de réviser votre propre document en quelques minutes.
Les champs légitimes (à conserver)
Ces renseignements touchent directement la capacité de payer, l'identité ou l'historique locatif. Ils sont pertinents et peuvent être demandés, à condition d'obtenir le consentement du candidat pour toute vérification externe.
- Identité : nom, prénom, coordonnées (téléphone, courriel).
- Adresse actuelle et adresses antérieures : utiles pour l'enquête de crédit et pour joindre d'anciens propriétaires.
- Emploi ou source de revenu : employeur, poste, ancienneté, ou toute autre source légitime (travail autonome, pension, prestations).
- Coordonnées d'anciens propriétaires : pour vérifier la ponctualité des paiements et le comportement.
- Autorisation d'enquête de crédit : une case de consentement écrit, datée et signée.
- Nombre d'occupants : pour évaluer l'adéquation au logement, jamais pour écarter les familles.
Les champs à bannir (illégaux ou abusifs)
Ces cases, banales en apparence, exposent le propriétaire à une plainte à la Commission des droits de la personne et des droits de la jeunesse ou à la Commission d'accès à l'information. Elles n'ont aucune place sur un formulaire moderne.
| Champ | Problème | Verdict |
|---|---|---|
| Numéro d'assurance sociale | Non nécessaire; recueilli sans justification | À supprimer |
| Date de naissance | Utile uniquement pour l'enquête de crédit, avec consentement — sinon touche l'âge (motif protégé) | À limiter |
| État civil / statut conjugal | Motif de discrimination interdit | À supprimer |
| Enfants / grossesse | État civil et grossesse : motifs protégés | À supprimer |
| Origine, langue maternelle, religion | Motifs de discrimination interdits | À supprimer |
| Source de revenu « aide sociale? oui/non » | Vise la condition sociale | À supprimer |
| Statut d'immigration détaillé | Non nécessaire; touche l'origine nationale | À supprimer |
| Dépôt de garantie / chèques postdatés | Interdits par le Code civil | À supprimer |
Un cas particulier mérite une nuance : la date de naissance. Elle n'est pas illégale en soi, car elle sert à identifier correctement le candidat lors de l'enquête de crédit. Mais elle ne devrait figurer que sur la section « autorisation d'enquête de crédit », avec le consentement associé, et non comme un champ obligatoire du premier contact. Recueillir un âge sans nécessité pourrait laisser croire que vous filtrez selon l'âge — un motif protégé par la Charte.
De même, la mention « revenu minimum exigé : 3 fois le loyer » qu'on voit parfois sur les annonces est à manier avec prudence. Un seuil rigide appliqué mécaniquement peut avoir pour effet d'exclure les prestataires d'aide sociale et heurter le motif de condition sociale. Mieux vaut évaluer une capacité réelle de payer au cas par cas, en tenant compte de toutes les sources de revenu.
Le réflexe à adopter
- Relisez chaque champ en vous demandant : « est-ce nécessaire pour la relation locative? »
- Retirez toute question qui touche un motif de l'article 10 de la Charte.
- Isolez le consentement à l'enquête de crédit dans une section signée à part.
- Ne demandez jamais le NAS ni un dépôt de garantie.
Le processus de sélection, étape par étape
Une sélection rigoureuse n'est pas une intuition; c'est une procédure que vous appliquez de la même manière à chaque candidat. Cette constance est votre meilleure protection : si une décision est un jour contestée, vous pouvez démontrer que tous les candidats ont été traités selon les mêmes critères objectifs. Voici la séquence recommandée, de l'annonce à la signature du bail.
Étape 1 — Rédiger une annonce neutre
L'annonce donne le ton. Décrivez le logement, le loyer, la disponibilité et les conditions objectives (non-fumeur, par exemple, qui est permis). Évitez toute formulation qui pourrait suggérer une préférence quant aux personnes : « idéal pour professionnel », « couple tranquille sans enfants » ou « personne seule » sont des drapeaux rouges qui peuvent être lus comme discriminatoires.
Étape 2 — Le premier contact et la présélection
Au téléphone ou par courriel, vous pouvez poser des questions objectives : date d'emménagement souhaitée, nombre d'occupants, présence d'un animal (si votre bail comporte une clause à ce sujet). Ne posez aucune question sur l'origine, la religion, la situation familiale ou la source de revenu à ce stade. L'objectif est simplement d'organiser les visites.
Étape 3 — La visite
La visite sert à présenter le logement et à répondre aux questions. C'est aussi l'occasion d'un premier échange, mais restez sur des sujets liés à la location. Les questions personnelles posées « pour faire connaissance » (pays d'origine, projet d'enfant, religion) sont exactement le genre de propos qui, notés par un candidat écarté, peuvent nourrir une plainte.
Étape 4 — Le formulaire et le consentement
Le candidat intéressé remplit le formulaire conforme (voir la section précédente) et signe l'autorisation d'enquête de crédit. C'est le moment de recueillir les coordonnées des anciens propriétaires et de l'employeur.
Étape 5 — Les vérifications
Vous procédez alors à l'enquête de crédit et aux appels de références. Appliquez les mêmes vérifications à tous les candidats sérieux : ne faites pas une enquête de crédit approfondie sur l'un et un simple appel sur l'autre selon votre impression.
Étape 6 — La décision et sa documentation
Comparez les candidats sur des critères objectifs : historique de paiement, solvabilité, références. Notez brièvement la raison de votre choix. Cette trace écrite — « candidat retenu : meilleur historique de paiement et références positives » — vaut de l'or si la décision est un jour remise en question.
| Étape | Ce qui est permis | Ce qu'il faut éviter |
|---|---|---|
| Annonce | Décrire le logement, le loyer, non-fumeur | « Sans enfants », « professionnel seulement » |
| Présélection | Date d'emménagement, nombre d'occupants | Origine, religion, source de revenu |
| Visite | Répondre aux questions sur le logement | Questions personnelles « pour jaser » |
| Vérifications | Crédit + références avec consentement | Vérifications inégales selon l'impression |
| Décision | Critères objectifs documentés | Motif vague ou lié à un motif protégé |
Cette rigueur profite d'abord au propriétaire : elle transforme une décision émotive en décision défendable. Et une fois le locataire choisi, le travail se poursuit avec un bail bien rédigé et une clause F correctement remplie, qui fixent les règles du jeu pour toute la durée de la location.
Lire et interpréter un rapport de crédit
Obtenir le consentement et commander l'enquête n'est que la moitié du travail. Encore faut-il savoir lire le rapport sans en tirer de conclusions hâtives ou discriminatoires. Un rapport de crédit contient plus qu'un simple chiffre : il décrit un comportement de paiement sur plusieurs années. C'est cette histoire, plus que la note isolée, qui vous renseigne sur la fiabilité d'un futur locataire.
La cote de crédit : une échelle de 300 à 900
Au Canada, la cote de crédit produite par les agences d'évaluation se situe généralement entre 300 et 900, 900 étant le sommet. Selon Equifax Canada, une cote de 660 à 724 est considérée comme « bonne », de 725 à 759 comme « très bonne », et de 760 et plus comme « excellente ». Les prêteurs voient généralement une cote de 660 et plus comme celle d'un emprunteur à faible risque.
Ces seuils sont pensés pour le crédit, pas pour la location. Un candidat à 640 n'est pas nécessairement un mauvais locataire : il peut avoir une histoire de crédit courte (nouvel arrivant, jeune adulte) ou un dossier fraîchement rétabli. La note est un indice, pas un verdict. C'est pourquoi il faut regarder au-delà du chiffre.
| Tranche (Equifax Canada) | Qualificatif | Lecture pour un propriétaire |
|---|---|---|
| 760 – 900 | Excellente | Risque très faible; historique solide |
| 725 – 759 | Très bonne | Profil rassurant |
| 660 – 724 | Bonne | Généralement fiable |
| Moins de 660 | À examiner | Creuser : cause, ancienneté du dossier, tendance |
Source des tranches : Equifax Canada — What Is a Good Credit Score.
Ce qu'il faut regarder au-delà de la note
La véritable valeur d'un rapport réside dans le détail. Voici les éléments les plus révélateurs pour un propriétaire :
- L'historique de paiement : les retards répétés sur des cartes ou des prêts sont plus parlants qu'une note. Un paiement à temps, mois après mois, est le meilleur prédicteur d'un loyer payé à temps.
- Le taux d'utilisation du crédit : une personne qui frôle constamment ses limites peut manquer de coussin en cas d'imprévu.
- Les recouvrements et jugements : une créance envoyée en recouvrement, surtout si elle vient d'un ancien propriétaire, mérite une conversation franche.
- L'ancienneté des comptes : un dossier récent explique souvent une note modeste sans traduire un risque réel.
Attention : le rapport de crédit ne doit jamais servir de porte dérobée pour discriminer. Vous ne pouvez pas, par exemple, écarter un candidat parce que son dossier révèle indirectement qu'il reçoit des prestations. Le rapport sert à évaluer la solvabilité et l'historique de paiement, un point c'est tout.
Erreurs à éviter avec le rapport de crédit
- Refuser mécaniquement sous un seuil de note, sans examiner le contexte.
- Conserver le rapport indéfiniment « au cas où ».
- Partager le rapport avec un tiers non autorisé.
- Exiger le NAS pour « accélérer » la vérification — ce n'est pas requis.
Vérifier les références sans franchir la ligne
Les références d'anciens propriétaires sont, avec l'enquête de crédit, l'outil le plus utile — et souvent le plus négligé. Un dossier de crédit vous dit si la personne paie ses dettes; un ancien propriétaire vous dit comment elle se comporte comme locataire : ponctualité du loyer, entretien du logement, respect du voisinage, communication. Encore faut-il poser les bonnes questions et éviter celles qui touchent un motif protégé.
Les questions légitimes à poser à un ancien propriétaire
Restez concentré sur la relation locative et les faits vérifiables :
- Le loyer était-il payé à temps? Y a-t-il eu des retards ou des chèques sans provision?
- Le logement était-il tenu en bon état?
- Y a-t-il eu des plaintes de voisins ou des troubles de jouissance?
- Le préavis de départ a-t-il été donné correctement?
- Reloueriez-vous à cette personne?
Cette dernière question est souvent la plus révélatrice : une hésitation en dit long. Notez que vous devez avoir le consentement du candidat pour contacter ces références, et ne recueillir que l'information pertinente. Éducaloi rappelle que le propriétaire doit se limiter aux renseignements utiles à la relation locative.
Les questions à ne jamais poser
Un ancien propriétaire pourrait, de bonne foi, vous livrer une information sensible. À vous de ne pas la solliciter et de ne pas vous en servir :
Hors limites, même auprès d'un tiers
- « Est-ce qu'ils avaient des enfants? » (état civil)
- « D'où viennent-ils? » (origine)
- « Est-ce qu'ils recevaient de l'aide sociale? » (condition sociale)
- « Quelle était leur religion? »
Se méfier des fausses références
Un candidat au dossier fragile peut fournir le numéro d'un ami se faisant passer pour un ancien propriétaire. Quelques réflexes limitent le risque : demandez le nom de l'immeuble et recoupez-le avec le rôle d'évaluation municipal (public), posez des questions précises qu'un vrai propriétaire connaîtrait (montant du loyer, durée du bail), et méfiez-vous d'une référence trop parfaite et empressée. La vérification des références, faite sérieusement, distingue souvent deux dossiers qui semblaient équivalents sur papier.
La condition sociale : le motif le plus mal compris
Parmi tous les motifs de l'article 10 de la Charte, la condition sociale est celui qui piège le plus souvent les propriétaires de bonne foi. Contrairement à l'origine ou à la religion, dont le caractère discriminatoire saute aux yeux, la condition sociale se cache derrière des pratiques qui semblent purement financières et « raisonnables ». C'est précisément ce qui la rend dangereuse.
Qu'englobe la « condition sociale »?
La condition sociale renvoie au rang qu'une personne occupe dans la société en raison, notamment, de son revenu, de son occupation ou de son niveau de scolarité. Concrètement, dans le logement, elle protège les personnes à faible revenu, les prestataires d'aide sociale, les étudiants, les personnes assistées ou les travailleurs précaires. Refuser quelqu'un parce qu'il appartient à l'une de ces catégories est une discrimination interdite.
Les pièges les plus courants
- « Je ne loue pas aux BS. » Refus fondé directement sur l'aide sociale : illégal.
- Un seuil de revenu rigide. Exiger un revenu de « 3 fois le loyer » et appliquer ce seuil de façon absolue peut exclure systématiquement les faibles revenus — un effet discriminatoire, même sans intention.
- Refuser les chèques du gouvernement. Traiter une prestation légitime comme un revenu de second ordre revient à cibler la condition sociale.
- « Preuve d'emploi obligatoire. » Écarter d'emblée une personne sans emploi salarié, alors qu'elle a d'autres revenus légitimes, est problématique.
| Pratique | Intention affichée | Effet réel |
|---|---|---|
| Seuil « 3× le loyer » appliqué mécaniquement | Évaluer la solvabilité | Exclut faibles revenus et prestataires : risque discriminatoire |
| « Emploi salarié requis » | Garantir un revenu stable | Écarte autonomes, retraités, assistés |
| Refus des prestations comme revenu | Prudence financière | Cible la condition sociale |
| Évaluer la capacité réelle, toutes sources | Évaluer la solvabilité | Conforme et défendable |
La ligne de démarcation est subtile mais essentielle : vous avez le droit d'évaluer si une personne pourra concrètement payer, mais pas de l'exclure parce qu'elle appartient à une catégorie économiquement défavorisée. Un prestataire d'aide sociale dont le budget couvre confortablement le loyer est un locataire aussi valable qu'un autre. Un salarié surendetté peut être plus risqué. Jugez la situation réelle, pas l'étiquette.
En cas de doute, la prudence commande de documenter une raison objective et non financière de préférer un autre candidat (meilleur historique de paiement, références plus solides). C'est cette trace qui vous protège si la décision est contestée devant la CDPDJ.
Capacité de payer : trois exemples chiffrés
Rien ne vaut des cas concrets pour comprendre la différence entre évaluer une capacité réelle de payer et discriminer sur la condition sociale. Les chiffres qui suivent sont des illustrations pédagogiques; ils montrent comment raisonner sans se laisser piéger par un seuil mécanique. La règle du « 30 % du revenu » y sert de repère de gestion, jamais de couperet légal.
Exemple 1 — Le salarié endetté
Julie gagne 4 000 $ net par mois pour un loyer de 1 200 $ : son loyer représente 30 % de son revenu, dans la « norme ». Mais son rapport de crédit montre 1 500 $ de paiements mensuels sur des dettes et une carte utilisée à 95 %. Après ses obligations, son coussin réel est mince. Sur papier, elle « passe » le seuil; en réalité, sa capacité de payer est fragile. Leçon : le ratio de 30 % ne dit rien du reste du budget.
Exemple 2 — Le prestataire au budget équilibré
Marc reçoit des prestations et une aide au logement totalisant 1 900 $ par mois; le loyer est de 750 $, soit environ 39 % de son revenu — au-dessus du fameux 30 %. Il n'a aucune dette, un historique de paiement impeccable et deux anciens propriétaires qui le recommandent chaleureusement. L'écarter au nom du seuil de 30 % reviendrait à discriminer sur la condition sociale, alors que sa capacité réelle de payer est excellente. Leçon : un ratio plus élevé n'est pas un motif de refus quand le budget est sain.
Exemple 3 — Le travailleur autonome
Sophie est graphiste à son compte; ses revenus varient de 3 000 $ à 5 500 $ par mois. Pas de talon de paie classique, mais deux ans d'avis de cotisation et de relevés bancaires réguliers, aucun retard de paiement, une bonne cote de crédit. Son revenu moyen couvre largement le loyer de 1 350 $. Exiger un « emploi salarié » l'aurait écartée à tort. Leçon : la stabilité se démontre autrement qu'avec un talon de paie.
| Candidat | Revenu / loyer | Ratio | Capacité réelle |
|---|---|---|---|
| Julie (salariée) | 4 000 $ / 1 200 $ | 30 % | Fragile (dettes élevées) |
| Marc (prestataire) | 1 900 $ / 750 $ | ≈ 39 % | Solide (aucune dette) |
| Sophie (autonome) | ≈ 4 250 $ / 1 350 $ | ≈ 32 % | Solide (revenus démontrés) |
La morale de ces trois cas : le ratio de 30 % est un point de départ, pas une conclusion. La bonne question n'est jamais « à quelle catégorie appartient cette personne? » mais « au vu de l'ensemble de son budget et de son historique, pourra-t-elle payer ce loyer de façon fiable? ». C'est cette approche, à la fois plus juste et plus rigoureuse, qui protège votre plex et respecte la Charte.
Conserver et détruire les dossiers des candidats (Loi 25)
La sélection ne s'arrête pas au choix du locataire : vous vous retrouvez avec les dossiers de tous les candidats, retenus comme écartés. Ces dossiers contiennent des renseignements personnels sensibles — rapports de crédit, coordonnées, revenus. Depuis la modernisation des règles québécoises (la « Loi 25 »), leur gestion est encadrée, et un manquement peut coûter cher.
Le principe : détruire quand la fin est atteinte
La Loi 25, dont l'essentiel des dispositions est en vigueur depuis le 22 septembre 2023, impose de détruire ou d'anonymiser un renseignement personnel une fois la finalité de sa collecte accomplie. Pour un candidat écarté, cette finalité — évaluer sa candidature — disparaît dès que le logement est loué à quelqu'un d'autre. Vous n'avez donc plus de raison de conserver son rapport de crédit.
Sources : Commission d'accès à l'information — Principaux changements de la Loi 25 et Québec.ca — Entrée en vigueur des dispositions de la Loi 25.
Bonnes pratiques concrètes
- Recueillez le minimum : moins vous collectez, moins vous avez à protéger.
- Sécurisez les dossiers : documents papier sous clé, fichiers numériques protégés par mot de passe.
- Détruisez les dossiers des candidats non retenus une fois la location conclue (déchiquetage, suppression sécurisée).
- Ne partagez pas un rapport de crédit avec un tiers non autorisé.
- Conservez le dossier du locataire retenu le temps de la relation locative, puis détruisez-le à son terme.
Un réflexe simple
- Le logement est loué? Détruisez les dossiers des autres candidats.
- Gardez seulement ce qui sert la relation avec le locataire choisi.
- En cas de doute, moins conserver est toujours plus prudent.
Au-delà de l'obligation légale, c'est une question de confiance et de professionnalisme : un candidat qui vous a confié son dossier s'attend à ce que vous le traitiez avec soin. Une gestion propre des renseignements personnels vous évite aussi bien une plainte à la Commission d'accès à l'information qu'une mauvaise réputation locale.
Cas particuliers : étudiant, nouvel arrivant, travailleur autonome, garant
Les dossiers « atypiques » sont ceux où les propriétaires commettent le plus d'erreurs — souvent par excès de prudence. Un candidat sans historique de crédit local ou sans talon de paie classique n'est pas un mauvais candidat; il demande simplement d'autres façons de démontrer sa fiabilité. Voici comment aborder les profils les plus fréquents.
L'étudiant
Un étudiant a rarement un long historique de crédit ou un revenu élevé. Cela ne justifie pas un refus automatique — l'âge est d'ailleurs un motif protégé. Vous pouvez plutôt considérer une preuve d'inscription, un revenu d'emploi à temps partiel, des économies, ou la présence d'un garant (endosseur). L'important est d'appliquer la même logique de capacité réelle de payer.
Le nouvel arrivant
Une personne récemment arrivée au pays n'a pas encore de dossier de crédit canadien. Attention : refuser sur cette base peut toucher l'origine nationale. Vous pouvez demander d'autres preuves de solvabilité — contrat de travail, relevés bancaires, premiers mois de loyer payables normalement (jamais un dépôt de garantie interdit). Ne confondez jamais « absence d'historique canadien » et « mauvais payeur ».
Le travailleur autonome
Sans talon de paie, le travailleur autonome démontre sa stabilité autrement : avis de cotisation des deux dernières années, états financiers, relevés bancaires réguliers, contrats en cours. Sa cote de crédit et son historique de paiement restent des indicateurs pleinement valables. Exiger un « emploi salarié » l'exclurait à tort.
Le garant (endosseur)
Le recours à un garant est une solution légitime pour sécuriser un dossier plus mince, souvent utilisée pour les étudiants ou les jeunes locataires. Le garant s'engage à répondre des obligations du locataire. Sa propre solvabilité peut alors être vérifiée, avec son consentement, selon les mêmes règles. Proposer volontairement un garant est un signe de sérieux; l'exiger de façon sélective, uniquement pour certaines catégories de personnes, serait en revanche discriminatoire.
| Profil | Preuves alternatives de fiabilité | Piège à éviter |
|---|---|---|
| Étudiant | Inscription, emploi partiel, économies, garant | Refus lié à l'âge |
| Nouvel arrivant | Contrat de travail, relevés bancaires | Refus lié à l'origine |
| Travailleur autonome | Avis de cotisation, états financiers | Exiger un emploi salarié |
| Dossier mince + garant | Solvabilité du garant (avec consentement) | Exiger un garant de façon sélective |
Dans tous ces cas, le fil conducteur reste le même : cherchez des preuves objectives de capacité de payer adaptées au profil, plutôt que d'écarter mécaniquement ce qui sort du moule. C'est ainsi qu'on élargit son bassin de bons locataires tout en respectant la loi.
Erreurs fréquentes des propriétaires
- Copier un vieux formulaire de location qui demande le NAS ou l'état civil — souvent illégal aujourd'hui.
- Exiger un dépôt de garantie « pour se rassurer » : interdit au Québec.
- Faire une enquête de crédit sans consentement écrit, ou conserver le rapport indéfiniment.
- Écarter d'office les prestataires d'aide sociale : discrimination sur la condition sociale.
- Poser des questions personnelles (religion, projet d'enfant, pays d'origine) lors de la visite.
En résumé : vérifiez ce qui touche la capacité de payer et l'historique, obtenez le consentement, appliquez les mêmes critères à tous, et bannissez tout ce qui touche un motif protégé par la Charte. C'est ainsi qu'on sélectionne un locataire de façon efficace et légale. Vous préférez déléguer? Voyez notre service de location et de placement de locataires.
